Caso de Éxito Fundación Educatio Imprimis – Familia Humanitate - SAGÍA SAGÍA

Caso de Éxito Fundación Educatio Imprimis – Familia Humanitate

10 enero, 2018
Caso de Éxito Fundación Educatio Imprimis – Familia Humanitate

¿Quiénes son Fundación Educatio Imprimis – Summa Humanitate?

La Fundación Educatio Imprimis es una entidad sin ánimo de lucro que apoya la labor educativa, social y pastoral de la Iglesia Católica, prestando sus servicios a congregaciones, institutos de vida consagrada, diócesis, sociedades de vida apostólica y a cualquiera de las instituciones creadas por ellas (fundaciones, centros educativos, asociaciones…)

Educatio Imprimis forma parte de la Familia Humanitate, integrada también por la Fundación Summa Humanitate y la Fundación DeClausura. Todas ellas gestionan sus recursos de manera coordinada para lograr el mejor aprovechamiento de los mismos y contar así con más medios para poder servir mejor a las entidades con las que colaboran.

El grupo ‘Familia Humanitate’ colabora actualmente con 49 enfermerías distribuidas en ocho Comunidades Autónomas, atendiendo a más de 1.074 Hermanas y Hermanos Mayores pertenecientes a 30 Congregaciones religiosas masculinas y femeninas, 9 residencias de personas mayores con un total de 528 plazas, 10 colegios, 6 residencias universitarias, 2 casas de espiritualidad y 90 conventos de clausura.

Problemática de la Familia Humanitate

El equipo de gestión de la Familia Humanitate nos compartió la necesidad de apoyarles para:

  • analizar el inesperado volumen de gasto en el consumo de Telecomunicaciones (líneas fijas, móviles y de datos) y la preocupante tendencia al alza que presenta el citado gasto dentro del año 2017 respecto de años precedentes,
  • identificar las causas raíces que explican ese consumo creciente, y proponer medidas correctoras que lo reduzcan significativamente, sin perder la calidad de servicio mejorada que se ha logrado,
  • agilizar el cierre de reclamaciones de provisión de servicio y facturación, abiertas con el proveedor desde hace tiempo y que no se logran cerrar, lo que provoca problemas operativos a los centros de la Familia Humanitate y distraen la atención del equipo de control de gestión.

¿Quién es Sagía Educación?

SAGÍA EDUCACION es una empresa especializada en la supervisión y seguimiento de proveedores del sector educativo (colegios y universidades). Nuestra propuesta a los centros educativos es: “acompañamos a los centros educativos reforzando a sus equipos de administración, para lograr la supervisión de facturas y de proveedores”.  Esta propuesta queda sustanciada en:

  1. Ayudamos a los equipos de administración a validar las facturas de compras de bienes y servicios, cruzándolos con los contratos de suministro existentes.
  2. Ofrecemos al equipo de administración del centro un resumen comparativo de consumos pasados de ése centro y, también, una comparativa con otros centros.
  3. Ponemos los medios para asegurar que los proveedores cumplen lo contratado en lo referente a servicio post-venta y calidad de servicios.

Nos distinguen 3 elementos:

  1. Actuamos bajo control exclusivo del centro educativo cliente. Nuestras acciones son 100% auditables y trazables.
  2. Trabajamos con los recursos que tiene cada centro logrando que éstos evolucionen sobre su realidad actual, siempre con los pies en el suelo.
  3. El centro cliente retiene el 100% de la decisión de gestión del proveedor y/o de compra: el equipo Sagía Educación sólo preparamos esa decisión con buena información.

No somos una central de compras.  No imponemos proveedores al centro: somos un refuerzo administrativo que apoya al equipo que ya tiene cada centro, respetando su autonomía de decisión.

Los beneficios fundamentales que nuestros centros clientes empiezan a recoger son que (1) simplificamos mucho su operación diaria, (2) toman decisiones de compra o inversión mucho mejor informados, y (3) ganan tiempo, calidad de servicios y dinero, que hoy están ocupados de maneras muy diversas.

Respuesta ofrecida por el Equipo Sagía Educación

El equipo SAGÍA EDUCACIÓN ha procurado a la Familia Humanitate un ahorro en los consumos de Telecomunicaciones de aproximadamente el 44%, respecto al consumo de 2017. Además ha resuelto el 92% de las incidencias pendientes, en 3 meses.

¿Cómo se han logrado ambos resultados?

La Familia Humanitate contrata con SAGÍA EDUCACIÓN la revisión de la categoría de gasto de Telecomunicaciones, el 1 de septiembre de 2017. El trimestre jun-jul-ago anterior arroja consumos mensuales de entre 3.000€ y 4.100€, en tendencia creciente.

Inicialmente el equipo de SAGÍA EDUCACIÓN nos posicionamos como “refuerzo al equipo de control de gestión” tal y como necesitaba el cliente. En esta fase de “conocimiento mutuo”, asumimos el detalle de la situación de las Telecomunicaciones al estudiar el comportamiento de cada línea, en cada centro.

Con el fin de atender las prioridades que marcó el cliente, el equipo de SAGÍA EDUCACIÓN hemos ordenado la acción sobre precios y consumos en las siguientes líneas de trabajo:

  1. Se revisó la asignación de tarifas en telefonía móvil, aportando seguimiento mes a mes del consumo de cada línea.
  2. Los servicios de telefonía móvil contratados con el proveedor dentro de su tarifa “estándar”, se trasladaron a otras tarifas más “a medida” de las necesidades del cliente, y a precios menores que las tarifas estándares.
  3. Se aprovechó la infraestructura de telefonía fija para reducir los costes en los contratos a tarifa estándar.

El fruto de estas gestiones es una reducción del coste de Telecomunicaciones, que queda resumido en la tabla que sigue:

consumo-comunicaciones

Una vez se ha logrado conocer el mapa de líneas fijas, móviles y de datos del cliente, el equipo de SAGÍA EDUCACIÓN cambiamos nuestro rol y pasamos a intermediar la relación con el proveedor, asumiendo la responsabilidad de resolver ágilmente todas las incidencias pendientes de provisión de servicio y facturación.

Con respecto al retraso que acumula el proveedor en la resolución de incidencias de provisión de servicio y facturación, la intervención de SAGÍA EDUCACIÓN provoca un drástico cambio a mejor tanto en los tiempos de resolución de incidencias abiertas, así como la reducción del número de incidencias pendientes.

El resumen de la actuación del proveedor queda reflejado en tablas adjuntas, que evidencia cómo la intervención de SAGÍA EDUCACIÓN reduce el número de asuntos pendientes de resolución:

El equipo de SAGÍA EDUCACIÓN logra estos resultados aplicando técnicas de gestión de proveedores que (1) ordenan la comunicación con el proveedor, y (2) aseguran que el proveedor cumple los compromisos que va adquiriendo.